Prowadzenie fundacji lub stowarzyszenia to nie tylko realizacja szczytnych celów, ale również szereg obowiązków administracyjnych. Kluczowym elementem, który gwarantuje transparentność i wiarygodność organizacji w oczach darczyńców oraz organów kontroli, jest prawidłowe ewidencjonowanie przychodów. Darowizny, wpływy z 1,5% podatku czy środki ze zbiórek publicznych – każde z tych źródeł finansowania ma swoją specyfikę, która musi znaleźć odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. Jak robić to dobrze?
Fundament: przejrzysta i zgodna z prawem polityka rachunkowości
Zanim przejdziemy do szczegółów, warto podkreślić, że podstawą prawidłowego funkcjonowania finansów każdej organizacji pozarządowej (NGO) jest indywidualnie opracowana i wdrożona polityka rachunkowości. Ten wewnętrzny dokument, zgodny z Ustawą o Rachunkowości, powinien precyzyjnie określać m.in. zasady klasyfikacji i ewidencji przychodów oraz kosztów. To mapa, która pozwala bezpiecznie poruszać się po świecie finansów NGO.
Dla organizacji pozarządowych kluczowe jest rozdzielenie księgowe działalności statutowej (która może być odpłatna lub nieodpłatna) od ewentualnej działalności gospodarczej. Prawidłowe przypisanie każdego wpływu do odpowiedniej „szufladki” jest fundamentem, który pozwala na rzetelne przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego.
Jak księgować darowizny? Rzeczowe i finansowe wsparcie pod lupą
Darowizny to najpopularniejsza forma wsparcia dla fundacji i stowarzyszeń. Mogą mieć formę finansową (przelew na konto, gotówka) lub rzeczową (komputery, żywność, materiały biurowe).
Darowizny finansowe
Ewidencja darowizn pieniężnych jest stosunkowo prosta. Wpływ na konto bankowe lub do kasy księguje się na koncie przychodów statutowych. Niezwykle ważne jest jednak, aby w opisie operacji (np. w tytule przelewu) darczyńca wskazał cel darowizny, jeśli ma ona być przeznaczona na konkretne działanie. Pozwala to na zachowanie transparentności i rozliczalność wobec ofiarodawców.
Darowizny rzeczowe
Wycena i ewidencja darów rzeczowych bywa bardziej skomplikowana. Organizacja musi rzetelnie wycenić otrzymane przedmioty – najlepiej na podstawie ceny zakupu lub wartości rynkowej z dnia otrzymania daru. Jeśli darczyńca dostarcza dowód zakupu (fakturę, paragon), sprawa jest prosta. W przeciwnym razie organizacja powinna dokonać wyceny we własnym zakresie, opierając się na aktualnych cenach rynkowych podobnych przedmiotów. Otrzymane dary księguje się jako przychody statutowe oraz jednocześnie jako odpowiedni składnik majątku (np. wyposażenie, materiały).
Księgowanie środków z 1,5% podatku – klucz do statusu OPP
Środki pochodzące z alokacji 1,5% podatku dochodowego od osób fizycznych to dla wielu Organizacji Pożytku Publicznego (OPP) jedno z głównych źródeł finansowania. Ich księgowanie wymaga szczególnej uwagi.
Wyodrębnienie rachunkowe środków
Zgodnie z Ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, środki z 1,5% muszą być wydatkowane wyłącznie na cele statutowe pożytku publicznego. Co więcej, organizacja musi prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową dla tych środków, zarówno po stronie przychodów, jak i kosztów. Przelew z urzędu skarbowego księguje się na specjalnie wydzielonym subkoncie analitycznym w ramach przychodów statutowych.
Sprawozdawczość i transparentność
Prawidłowa ewidencja jest niezbędna do przygotowania rocznego sprawozdania merytorycznego i finansowego z wydatkowania tych środków, które jest publicznie dostępne i stanowi podstawę do oceny wiarygodności organizacji.
Zbiórki publiczne i crowdfunding – jak to ująć w księgach?
Zbiórki publiczne, zarówno te tradycyjne „do puszki”, jak i nowoczesne, prowadzone przez portale crowdfundingowe, również wymagają precyzyjnej ewidencji.
Tradycyjne zbiórki publiczne „do puszki”
Środki zebrane do skarbon stacjonarnych lub przez wolontariuszy muszą być komisyjnie przeliczone, a z czynności tej należy sporządzić protokół. Protokół ten jest podstawą do zaksięgowania przychodu na koncie przychodów statutowych.
Nowoczesny crowdfunding
Wpływy z portali crowdfundingowych są zazwyczaj przelewane na konto organizacji w jednej lub kilku transzach (po potrąceniu prowizji przez portal). Podstawą księgowania jest tutaj wyciąg bankowy oraz raport rozliczeniowy z danego portalu. Ważne jest, aby dokładnie zaksięgować zarówno kwotę brutto zbiórki, jak i koszt prowizji operatora.
Dlaczego warto powierzyć finanse NGO specjalistom?
Jak widać, prawidłowe księgowanie przychodów w NGO to zadanie złożone, wymagające nie tylko znajomości ogólnych zasad rachunkowości, ale także specyficznych przepisów dotyczących trzeciego sektora. Błędy w ewidencji mogą prowadzić do poważnych konsekwencji: od utraty zaufania darczyńców, przez problemy z rozliczeniem dotacji, aż po sankcje ze strony urzędu skarbowego.
Dlatego coraz więcej organizacji decyduje się na współpracę z zewnętrznymi ekspertami. Profesjonalna obsługa księgowa fundacji to gwarancja, że finanse organizacji są w dobrych rękach. Specjalistyczne biuro nie tylko poprawnie zaksięguje każdą złotówkę, ale również doradzi w kwestii optymalizacji, pomoże przygotować sprawozdania i zapewni spokój zarządowi, który będzie mógł w pełni skupić się na misji swojej organizacji.
Prowadzenie finansów transparentnie i zgodnie z przepisami to najlepsza wizytówka dla każdej fundacji i stowarzyszenia. Warto o nią dbać z taką samą pasją, z jaką realizuje się cele statutowe. Jeśli szukasz wsparcia w tym zakresie, sprawdź ofertę na https://www.biurorachunkowe-owczarzak.pl.
Najnowsze komentarze