W każdym przedsiębiorstwie i w każdej firmie istnieje obieg dokumentów. Nikt nie uniknie obowiązku zajmowania się sprawami kancelaryjnymi podczas prowadzenia firmy. Prawo wymaga od przedsiębiorcy prowadzenia przynajmniej podstawowej rachunkowości. Urzędy kierują do dyrektorów instytucji różne dokumenty i żądają odpowiedzi. Jak sprostać tym wyzwaniom?
Chciałbym omówić najpierw zalety i wady prowadzenia stacjonarnego sekretariatu oraz zalety i wady e-sekretariatów.
Zalety sekretariatu stacjonarnego
Sekretariat stacjonarny ma ogromną zaletę – jest blisko. Nie jest to tylko wygodne z tego względu, że nie trzeba nigdzie dzwonić lub pisać e-maili i listów, ale także ze względu na możliwość bezpośredniej kontroli pracy kancelarii. Przedsiębiorca może odwiedzić biuro w każdej chwili i szybko załatwić to, co jest mu potrzebne.
Wady stacjonarnego sekretariatu
Taki sekretariat wymaga zorganizowania miejsca (które musi spełniać przepisy BHP, przepisy związane z ochroną przeciwpożarową i innymi przepisami), zatrudnienia pracowników biurowych (a więc wypłacania im pensji, odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy do Urzędu Skarbowego, opłacania składek ZUS-owskich oraz innych składek związanych z zatrudnieniem pracownika), wyposażenia biura (komputery, skanery, drukarki, telefony, faksy, tonery, materiały biurowe, papier). Spełnienie tych wszystkich wymagań wiąże się nie tylko z ogromnymi nakładami finansowymi, ale również poświęceniem czasu nie tylko na stworzenie kancelarii, ale i jej prowadzenie. Należy także zredagować tak zwane „instrukcje kancelaryjne”, czyli zasady na jakich będzie funkcjonowały biuro – kto jakimi sprawami będzie się zajmował, jaki będzie obieg dokumentów, czy dokumenty będą dygitalizowane, jak i gdzie będą przechowywane i tym podobne. Samo zorganizowanie biura nie wystarczy – należy nieustannie uzupełniać materiały biurowe, wymieniać zużyty sprzęt a także zajmować się pracownikami, którzy idą na urlopy, zwolnienia lub odchodzą na emerytury. Raz zredagowana instrukcja kancelaryjna także nie wystarcza – może zmienić się na przykład Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, wejść w życie nowe rozporządzenie do tej ustawy lub nowe interpretacje Urzędu Skarbowego. Należy nieustannie śledzić przepisy prawne i aktualizować instrukcje kancelaryjne, a także nieustannie szkolić pracowników, co znowu jest czasochłonne i dużo kosztuje. Jest to jednak niezbędne nie tylko dlatego, żeby ustrzec się konsekwencji ze strony administracji państwowej. W każdym przedsiębiorstwie zadowolenie klienta jest niemal najważniejsze. Klient chce załatwić swoją sprawę szybko i sprawnie, chce zostać dobrze poinformowany o przebiegu swojej sprawy oraz chce być potraktowany z szacunkiem i sympatią. Jak zadowolić klienta i jednocześnie sprostać wymaganiom pracowników oraz urzędów?
Zalety e-sekretariatu
E-sekretariaty są bardzo wygodne dla wszystkich przedsiębiorców, którzy nie chcą lub nie mogą sobie pozwolić (z powodu braku czasu) na nieustanne śledzenie przepisów dotyczących administrowania dokumentów. Kiedy korzystamy z usług profesjonalnych instytucji, które organizują e-sekretariat, możemy spać spokojnie. Pracownicy e-sekretariatu zadbają o to, żeby nasze dokumenty były rozpatrzone zgodnie z przepisami prawa. Nasze dokumenty zostaną zarejestrowane w programach komputerowych, zdigitalizowane i zarchiwizowane. Często e-sekretariaty udostępniają systemy – repozytoria dokumentów. Przedsiębiorca korzystający z usług internetowej kancelarii może błyskawicznie znaleźć w repozytorium skany wszystkich dokumentów, które wpłynęło do jego firmy, oraz ściągnąć je na swój komputer. Nie trzeba zaopatrywać się w skanery, komputery i specjalistyczne programy komputerowe – otrzymujemy efekty pracy e-sekretariatu bez ponoszenia kosztów. Nie musimy martwić się o to, czy pracownicy sekretariatu otrzymali pensje, czy zostały poprawnie rozliczone składki ZUS i zaliczki na podatek dochodowy. Tym wszystkim zajmuje się e-sekretariat.
Wady e-sekretariatu
Wadą e-sekretariatu jest to, że nie znajduje się on w budynku, w którym pracujemy. Nie mamy bezpośredniej kontroli nad tym, jak przebiega praca nad najważniejszymi dokumentami naszej firmy. Jeśli jednak znajdziemy firmę, która dba o profesjonalizm, możemy być spokojni o to, że naszym dokumentom nic złego się nie stanie. A możliwości kontaktu w naszych czasach jest mnóstwo. Oprócz wspomnianego repozytorium zawsze można kontaktować się z e-sekretariatem za pomocą telefonu, SMS-ów, e-maili.
Podsumowując: warto korzystać z usług profesjonalnych kancelarii i sekretariatów. Jeśli tylko dobrze wybierzemy e-sekretariat, możemy być spokojni o obieg dokumentów w firmie.
Najnowsze komentarze